Tulisan 3: Mengendalikan Fungsi Manajemen

 

 

Pengawasan, pengendalian atau controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengendalikan penilaian, dan pengadaaan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan diawal.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaanya perlu dilakukan pengawasan agar berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Didalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang didalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa "pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan."

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan dimana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.

Controlling atau pengawasan memiliki tujuan, yaitu untuk adaptasi lingkungan, meminimalkan kegagalan, meminimumkan biaya dan mengantisipasi kompleksitas dari organisasi.

1.    Langkah-Langkah dalam Control

Dalam proses pengendalian dibuthkan langkah-langkah sebagai berikut:

a.      Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian

b.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai

c.      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan.

d.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan

2.    Tipe-Tipe Control Manajemen

a.    Pengendalian dari dalam (internal control)

Pengendalaian dari dalam (internal control) adalah pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri. Aparat atau unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pemimpin untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pemimpin dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control). Misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan ditingkat departemen.

b.    Pengendalian luar organisasi (eksternal control)

Pengendalian luar organisasi (eksternal control) adalah pengendalian yang dilakukan oleh aparat atau unit pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu, pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan atau pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan Swasta dan lain-lain.

c.    Pengendalian Preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau kesalahan.

d.    Pengendalian Represif

Pengendalian represif adlah pengendalian yang dilakukan setelah adanya peaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsunga pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncakanan (dalam pengendalian anggaran disebut post-audit).

3.    Kontrol Proses Manajemen

Dalam proses pengendalian manajemen yang baik sebaiknya formal, akan tetapi sifat pengendalian informalpun masih banyak digunakan untuk proses manajemen. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan antara satu dengan lain, terdiri dari proses:

a.    Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

b.    Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode, biasaya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawabkan.

c.    Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan puat-pusat tenggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman dimasa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggungjawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

d.    Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

Sumber:
http://sebutsajateratai.blogspot.com/2013/10/mengendalikan-fungsi-manajemen.html
http://suparman-parmen.blogspot.com/2013/10/mengendalikan-fungsi-manajemen.html
http://lina-embun.blogspot.com/2011/12/fungsi-pengendalian-dalam-manajemen.html