Tulisan 3: Mengendalikan Fungsi Manajemen

 

 

Pengawasan, pengendalian atau controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengendalikan penilaian, dan pengadaaan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan diawal.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaanya perlu dilakukan pengawasan agar berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Didalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang didalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa "pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan."

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan dimana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.

Controlling atau pengawasan memiliki tujuan, yaitu untuk adaptasi lingkungan, meminimalkan kegagalan, meminimumkan biaya dan mengantisipasi kompleksitas dari organisasi.

1.    Langkah-Langkah dalam Control

Dalam proses pengendalian dibuthkan langkah-langkah sebagai berikut:

a.      Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian

b.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai

c.      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan.

d.      Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan

2.    Tipe-Tipe Control Manajemen

a.    Pengendalian dari dalam (internal control)

Pengendalaian dari dalam (internal control) adalah pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri. Aparat atau unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pemimpin untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pemimpin dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control). Misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan ditingkat departemen.

b.    Pengendalian luar organisasi (eksternal control)

Pengendalian luar organisasi (eksternal control) adalah pengendalian yang dilakukan oleh aparat atau unit pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu, pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan atau pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan Swasta dan lain-lain.

c.    Pengendalian Preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau kesalahan.

d.    Pengendalian Represif

Pengendalian represif adlah pengendalian yang dilakukan setelah adanya peaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsunga pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncakanan (dalam pengendalian anggaran disebut post-audit).

3.    Kontrol Proses Manajemen

Dalam proses pengendalian manajemen yang baik sebaiknya formal, akan tetapi sifat pengendalian informalpun masih banyak digunakan untuk proses manajemen. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan antara satu dengan lain, terdiri dari proses:

a.    Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

b.    Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode, biasaya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawabkan.

c.    Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan puat-pusat tenggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman dimasa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggungjawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

d.    Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

Sumber:
http://sebutsajateratai.blogspot.com/2013/10/mengendalikan-fungsi-manajemen.html
http://suparman-parmen.blogspot.com/2013/10/mengendalikan-fungsi-manajemen.html
http://lina-embun.blogspot.com/2011/12/fungsi-pengendalian-dalam-manajemen.html

Tulisan 2: Motivasi

A. Pengertian Motivasi

Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya. Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah dan ketekunan. Dalam hubungan antara motivasi dan intensitas, intensitas terkait dengan seberapa giat seseorang berusaha tetapi intensitas tinggi tidak menghasilkan prestasi kerja yang memuaskan kecuali upaya tersebut dikaitkan dengan arah yang menguntungkan organisasi. Sebaliknya elemen yang terakhir, yaitu ketekunan merupakan ukuran mengenai berapa lama seseorang dapat mempertahankan usahanya.

1. Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi

    a. Faktor internal: faktor yang berasal dari dalam diri individu, terdiri atas;

        1) Persepsi individu mengenai diri sendiri

        2) Harga diri dan prestasi

        3) Harapan

        4) Kebutuhan

        5) Kepuasan kerja

    b. Faktor eksternal: faktor yang berasal dari luar individu, terdiri atas;

        1) Jenis dan sifat pekerjaan

        2) Kelompok kerja dimana individu bergabung

        3) Situasi lingkungan

        4) Sistem imbalan yang diterima

B. Teori-Teori Motivasi

1. Teori Drive-Reinforcement

Teori ini didasarkan atas hubungan sebab dan akibat dari perilaku dengan pemberian kompensasi. Misalnya promosi seorang karyawan itu tergantung dari prestasi yang selalu dapat dipertahankan. Sifat ketergantungan tersebut bertautan dengan hubungan antara perilaku dan kejadian yang mengikuti perilaku tersebut. Teori pengkuhan ini terdiri dari dua jenis, yaitu;

a. Pengukuhan Positif (Positive Reinforcement), yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuhan positif diterapkan secara bersyarat.

b. Pengukuhan Negatif (Negative Reinforcement), yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuhan negatif dihilangkan secara bersyarat.

Jadi, prinsip pengukuhan selau berhubungan dengan bertambahnya frekuensi dan tanggapan, apabila diikuti oleh stimulus yang bersyarat. Demikian juga prinsip hukuman (Punishment) selalu berhubungan dengan berkurangnya frekuensi tanggapan, apabila tanggapan (response) itu diikuti oleh rangsangan yang bersyarat. Contoh: pengukuhan yang relatif malar adalah mendapatkan pujian setelah seseorang memproduksi tiap-tiap unit atau setiap hari disambut dengan hangat oleh manajer.

2. Teori Harapan

 

Menurut Victor H. Vroom dalam bukunya yang berjdul "work and motivation" yang mengatakan tentang suatu teori yang disebutnya sebagai "teori harapan". Menurut teori ini motivasi merupakan akibat dari suatu hasil yang ingin dicapai oleh seseorang yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya.

Contoh: Kasus PHK

Dari sudut pandang teori harapan para pekerja tidak termotivasi untuk bekerja keras karena tidak adanya hubungan antara prestasi kerja dengan penghasilan yang diharapkan. Malahan dengan adanya PHK, mereka memiliki persepsi bahwa walaupun telah bekerja keras kadang-kadangn malah mendatangkan hasil yang tidak diinginkan. Konsistensi dengan teori ini, para pekerjapun menunjukkan motivasi yang rendah dalam melakukan pekerjaannya.

3. Teori Tujuan

 

Teori ini menyatakan bahwa mencapai tujuan adalah sebuah motivator. Hampir setiap orang menyukai kepuasan kerja karena mencapai sebuah tujuan spesifik. Saat seseorang menentukan tujuan yang jelas, kinerja biasanya meningkat sebab:

a. Ia akan berorientasi keras mencapai tujuan yang diperlukan

b. Ia akan berusaha keras mencapai tujuan tersebut

c. Tugas-tugas sebisa mungkin akan diselesaikan

d. Semua jalan untuk mencapai tujuan pasti ditempuh

Teori ini mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti. Dari teori ini muncul bahwa seseorang akan memiliki motivasi yang tinggi jika dia memiliki tujuan yang jelas. Sehingga munculah apa yang disebut dengan Goal Setting (penetapan tujan).

Contoh:  Seorang buruh yang ingin menjadi karyawan tetap, maka ia akan berusaha lebih keras dibanding teman-teman yang lain.

4. Teori Hirarki Kebutuhan

Di era tahun 1950-an seorang psikolog terkemuka Amerika, Abraham Maslow melakukan penelitian untuk memahami sifat sifat dasar manusia. Maslow menyimpulkan hasil penelitianya dalam bentuk hirarki kebutuhan manusia. Teori ini sangat dikenal dan berpengaruh terutama dalam lingkup dunia bisnis. Bahkan, teori ini banyak dijadikan pijakan bagi orang yang mencoba memahami tentang motivasi.

Dalam hipotesisnya Maslow mengatakan bahwa kebutuhan manusia itu ada lima tingkatan, tersusun secara hirarkis dan punya nilai kepuasan dan tingkat upaya yang berbeda beda. Kelima tingkatan kebutuhan tersebut adalah:
a.  Kebutuhan Fisiologis: rasa lapar, haus, seks dan kebutuhan ragawi lainya.
b. Kebutuhan Keamanan: keselamatan dan perlindungan terhadap kerugian fisik dan emosional
c. Kebutuhan Sosial: mencangkup kasih sayang, rasa dimiliki, diterimabaik dan persahabatan
d. Kebutuhan Penghargaan: mencangkup faktor hormat internal seperti otonomi, prestasi, harga diri.
e. Kebutuhan Aktualisasi Diri : berupa pengakuan terhadap kapasitas pengetahuan, keterampilan dan potensi yang dimilikinya.

Menurut Maslow orang dewasa secara normal memuaskan kira kira 85% kebutuhan fisiologis, 70% kebutuhan rasa aman, 50% kebutuhan untuk memiliki dan mencintai, 40% kebutuhan harga diri serta 10% kebutuhan aktualisasi diri. Pernyataan tersebut cukup logis karena rata rata orang lebih termotivasi memenuhi kebutuhan yang sifatnya tidak bisa ditunda tunda lagi seperti makan, minum dan kebutuhan fisiologisnya. Sementara kebutuhan lainya masih bisa ditunda.

Dalam prosesnya teori Maslow menjelaskan bahwa tingkatan kebutuhan hirarki diatas dapat dicapai setiap manusia secara bertahap. Suatu tingkatan kebutuhan memerlukan pemuasan yang optimal apabila ingin berpindah ke tingkatan selanjutnya. Sifat statis teori ini mengindikasikan bahwa orang akan terus menerus berupaya memenuhi tingkatan kebutuhanya yang belum terpenuhi hingga puas dan tidak memotivasi dirinya lagi. Jika keadaan sudah puas terjadi orang akan berpindah ke kebutuhan selanjutnya yang nilai kepuasanya lebih tinggi dan memerlukan upaya yang lebih tinggi lagi. Begitulah seterusnya hingga manusia mencapai kepuasan tertinggi yaitu kebutuhan aktualisasi diri di masyarakat.

Namun, keadaan setiap individu yang berbeda beda baik dari segi ekonomi, status, jabatan dan lain lain menyebabkan kebutuhan setiap individu berbeda beda dan berada dalam berbagai tingkatan. Ini tentu jadi tantangan bagi pemimpin untuk memahami keberadaan motivasi karyawan karyawanya sehingga tidak ada kesalahan ketika memberikan sebuah perangkat motivator seperti bonus, promosi dll. Pemimpin yang mampu membaca tingkatan motivasi bawahan akan dapat dengan mudah menentukan paket motivator yang cocok bagi bawahanya.

Lebih jauh Maslow menjelaskan bahwa tingkatan kebutuhan yang ia susun dibagi menjadi dua jenis kebutuhan umum, yaitu:
a. Kebutuhan order rendah yang mencangkup kebutuhan fisiologis dan keamanan
b. Kebutuhan order tinggi yang mencangkup kebutuhan sosial, penghargaan dan aktualisasi diri
Kedua klasifikasi kebutuhan diatas membedakan sumber pemenuhan nya masing masing. Kebutuhan order rendah dipenuhi secara internal (dalam diri orang itu) sedangkan kebutuhan order tinggi dipenuhi secara eksternal (misal dengan upah, kontrak, masa kerja,dll).

Walaupun teori Maslow memperoleh pengakuan luas dari berbagai kalangan terutama para manajer praktik karena teori ini mudah dipahami, namun toeri ini bukan tanpa cacat. Dukungan empiris yang kurang yang merupakan acuan diterimanya suatu teori menyebabkan teori ini menuai banyak kritik. Selain itu sifat statis teori ini juga mendapat kritikan tajam dari berbagai kalangan terutama akademisi, karena dinilai kurang bisa diterima jika seseorang akan terus menerus berupaya di satu tingkatan hingga puas tanpa bisa balik ke kebutuhan yang lebih rendah atau mengoptimalkan kebutuhan sebelumnya lagi.

C. Analisis Artikel Tentang Motivasi

 Merdeka.com - Ratusan buruh dan pekerja yang berdemonstrasi di depan gedung Balai Kota DKI, Jalan Medan Merdeka Selatan, Jumat (1/11) akhirnya berhasil dipukul mundur. Aksi demo Forum Buruh DKI Jakarta yang dimulai sejak pukul 11.00 tersebut, bubar pada pukul 19.30 WIB. Sebelumnya, untuk memukul mundur pihak kepolisian mengerahkan tiga unit mobil water cannon serta membentuk barikade dengan persenjataan yang lengkap. Sekretaris Jenderal Konfederasi Serikat Pekerja Indonesia (KSPI) Muhammad Rusdi mengatakan mundurnya para buruh bukan berarti kalah, melainkan ingin membuat strategi yang lebih besar untuk menuntut kenaikan Upah Minimum Provinsi (UMP) DKI Jakarta sebesar Rp 3,7 juta. "Bahwasanya kami akan tetap menuntut UMP Rp 3,7 juta, kalau hari ini kita mundur kita ingin mengatur strategi yang lebih besar lagi. Kami cinta damai, malam ini kita mau rapat mengatur strategi, kami protes atas hilangnya pengaruh negara terhadap kebijakan buruh," ujar dia kepada wartawan di Balai Kota, Jakarta Pusat, Jumat (1/11). Menurut dia, Gubernur DKI Jakarta Joko Widodo lebih memilin pro terhadap pasar dan para pengusaha. Rusdi menegaskan angka UMP sebesar Rp 3,7 juta sangat realistis karena negara-negara seperti Jepang dan Korea, UMPnya mencapai Rp 10 juta. "Kami tidak minta angka Rp 10 juta seperti Jepang, kami tidak minta Rp 10 juta seperti Korea, atau hongkong sebesar Rp 8 juta," tegas dia. Rusdi menambahkan para buruh akan menyiapkan aksi yang lebih besar lagi. Bahkan, akan digelar di seluruh daerah yang pemerintah daerahnya belum menyanggupi permintaan buruh tersebut. "Buat kami minggu depan harga mati, kami harap minggu depan sudah ada perubahan, kami akan menyiapkan pemogokan umum di kawasan industri Pulo Gadung, KBN Cakung, Pelabuhan Tanjung Priok, Sunter, dan Kawasan Marunda dll," pungkas dia.

Dari berita tersebut jika dikaitkan dengan teori motivasi, maka masuk kedalam teori harapan. mengapa? karena aksi atau tindakannya mengarah kepada hasil yang diinginkannya yaitu kenaikan UMP menjadi sebesar Rp 3,7 juta. Bisa kita lihat kembali pada definisi dari teori harapan, menurut teori ini motivasi merupakan akibat dari suatu hasil yang ingin dicapai oleh seseorang yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya.

Semoga bermanfaat untuk kalian yang membaca :)

Sumber:

http://www.duniapsikologi.com/pengertian-motivasi/

http://agungdwiputranto.blogspot.com/2012/05/pengertian-motivasi-dan-teori-teori.html

http://qmmymakiyah.blogspot.com/2009/10/psikologi-manajemen-teori-kepemimpinan.html

http://cintaluna-lovelyluna-psikologi.blogspot.com/2009/11/teori-motivasi-drive-reinforcement_20.html

http://baspsycho.blogspot.com/2009/11/teori-motivasi-hirarki-kebutuhan-maslow.html

http://www.merdeka.com/peristiwa/bubarkan-diri-buruh-ancam-aksi-lebih-besar-demi-ump-rp-37-juta.html